Meðferð persónuupplýsinga

Þegar þú velur að eiga viðskipti við okkur og nýta þér persónubundna þjónustu okkar, s.s. sækja um N1 kort, N1 dælulykil, stofna til reglulegra viðskipta eða eiga viðskipti í vefverslun okkar, ert þú beðinn um að veita okkur tilteknar upplýsingar um þig. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að við getum veitt þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir.

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að við getum veitt þá þjónustu sem óskað hefur verið eftir.

Þegar þú ert í viðskiptum hjá okkur söfnum við og höldum utan um upplýsingar sem tengjast viðskiptasögu þinni hjá okkur. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að veita þér yfirsýn yfir viðskipti þín við okkur og til þess að við getum boðið þér persónulegri þjónustu.

Þegar  þú átt viðskipti í vefverslun okkar söfnum við persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru vegna innskráningar í vefverslun s.s. nafn, netfang og símanúmer.

Þegar þú velur að eiga samskipti við okkur, s.s. tölvupóstar, skilaboð send í gegnum netspjall eða vefviðmót, hljóðrituð símtöl, bréf eða önnur samskipti.

Þegar þú vilt vera í tengslum við okkur og fá upplýsingar (s.s. fréttabréf, markpósta og tilboðsbæklinga) frá okkur með reglubundnu millibili ert þú beðinn um að veita okkur nauðsynlegar upplýsingar. Þetta er háð þínu vali.

Stundum býðst þér að veita okkur, með valkvæðum hætti, viðbótarupplýsingar um þig. Þetta eru upplýsingar sem við óskum eftir því við teljum þær geta hjálpað okkur að veita þér betri þjónustu. Þú þarft aldrei að veita slíkar upplýsingar nema þú kjósir það.

Þér getur boðist að veita okkur heimild til að vinna með upplýsingar þínar við gerð persónusniðs sem gerir okkur kleift að veita þér upplýsingar um vörur og þjónustu sem sniðnar eru að þínum þörfum. Persónusnið getur verið unnið á grundvelli sjálfvirkrar ákvarðanatöku. Vinnsla upplýsinga við gerð persónusniðs er ávallt háð samþykki þínu. Ef þú átt viðskipti við okkur fyrir hönd lögaðila verður persónusnið einungis unnið á grundvelli allra innkaupa viðkomandi lögaðila, þ.m.t. innkaupa sem stofnað er til af öðrum einstaklingum sem heimild hafa til að eiga í viðskiptum við okkur fyrir hönd lögaðilans.

Þegar þú notar vefviðmót okkar söfnum við jafnframt persónuupplýsingum með vefkökum (e. cookies), IP-tölum og öðrum upplýsingum tengdum tækinu sem þú notar (s.s. gerð vélbúnaðar, útgáfu stýrikerfis o.þ.h.). Þú getur valið hvort þú kýst að gefa okkur þessar upplýsingar.

Myndefni úr eftirlitsmyndavélum í og við húsnæði N1 þar sem slíkt kerfi er uppsett og tilkynnt um.

Persónuupplýsingar sem við söfnum um þig velta á því hvaða þjónustu þú hefur óskað eftir eða í hvaða tilgangi þú hefur nálgast okkur, upplýsingar sem við söfnum eru m.a.:

Nafn þitt, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang.

Kreditkortanúmer, debetkortanúmer, reikningsupplýsingar eða aðrar bankatengdar upplýsingar.

Viðskiptasögu þína hjá okkur, þ.á m. hvaða vöru og þjónustu þú hefur keypt hjá okkur.

Samskipti sem þú velur að eiga við okkur, s.s. tölvupóstar, skilaboð send í gegnum vefviðmót, hljóðrituð símtöl, bréf eða önnur samskipti.

Greiðsluupplýsingar/reikningsviðskiptaupplýsingar – s.s. dagsetningar á framkvæmdum eða mótteknum greiðslum.

Upplýsingar um notkun þína á vefsvæðum okkar, þ.á m. mínum síðum. Þessar upplýsingar innifela m.a. hvenær þú heimsækir síðuna, hve lengi þú notar hana, ætlaða staðsetningu þína þegar þú notar síðuna, og upplýsingar um tækið sem þú notar til þess að fara inn á síðuna.

Myndavélaeftirlit: Á starfsstöðvum N1 kunna að vera eftirlitsmyndavélar (stafrænar myndavélar) og þeir viðskiptavinir sem heimsækja starfsstöðvar N1 kunna því að vera teknir upp á mynd. Vinnsla á þeim upplýsingum sem safnast með myndavélaeftirliti byggir á lögmætum hagsmunum félagsins, enda fer vinnslan fram í eigna- og öryggisvörsluskyni. Gætt er að því að veita þeim sem sæta rafrænni vöktun eftirlitsmyndavéla viðeigandi fræðslu um vöktunina. Þá er einnig gætt að því að glögglega sé gert viðvart um vöktunina og veittar viðeigandi upplýsingar um hana, með merki eða öðrum áberandi hætti.

Póstlistar: Ef viðskiptavinur skráir sig á póstlista N1 mun félagið vinna með upplýsingar um netfang viðskiptavina og eftir tilvikun aðrar upplýsingar sem viðskiptavinur lætur fyrirtækinu í té, svo sem nafn, heimilisfang og kyn. Sú vinnsla byggir á samþykki viðskiptavina en þeim er heimilt hvenær sem er að afturkalla samþykkið og afskrá sig af póstlista félagsins.

Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila N1, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann N1 að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann N1 að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er félaginu nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann félaginu að vera skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.

Markaðssetning: N1 kann að nýta þær persónuupplýsingar sem viðskiptavinir hafa látið félaginu í té til þess að senda þeim tilboð og auglýsingar sem byggja á þessum upplýsingum. Slík vinnsla byggir á upplýstu samþykki viðskiptavina.

Kvartanir og ábendingar: Ef þú sendir okkur ábendingu eða kvörtun mun N1 almennt vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn og netfang, og efni þeirrar kvörtunar eða ábendingar sem þú hefur kosið að koma á framfæri.

Styrkumsóknir: Í tengslum við styrkumsóknir vinnur N1 með tengiliðaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer sem og aðrar upplýsingar sem sendar eru félaginu í slíkri umsókn. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning um styrkveitingu við félagið.

Að meginstefnu til aflar N1 persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða forsvarsmanni viðskiptavinar. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt.

Við kunnum að nota persónuupplýsingar þínar til þess að:

Veita þér þá þjónustu eða vörur sem þú hefur óskað eftir. 

Vinna úr beiðnum sem þú hefur komið á framfæri til okkar.

Bjóða þér tiltekna þjónustu á tilteknum kjörum. 

Upplýsa þig um nýjar vörur og þjónustur. 

Senda þér reikninga vegna viðskipta við okkur eða rukka þig fyrir þjónustu- og/eða vörukaup. 

Meta lánshæfi þitt. 

Átta okkur á því hvernig þú nýtir þér þjónustu okkar og vörur, þannig getum við betur þróað áfram okkar þjónustu- og vöruúrval.

Svara spurningum sem þú beinir til okkar. 

Þegar starfsstöðvar okkar eru heimsóttar kunna viðskiptavinir að vera teknir upp á mynd. Er vinnsla á efni sem til verður við rafrænt myndeftirliti aðeins gerð í eigna- og öryggisvörslutilgangi. Vinnsla á þeim upplýsingum sem safnast með myndavélaeftirliti byggir á lögmætum hagsmunum N1.

Við kunnum að deila upplýsingum um þig með eftirfarandi aðilum:

Yfirvöldum, s.s. stjórnvöldum, dómstólum og löggæsluyfirvöldum

Lánshæfisfyrirtækjum og fjármálastofnunum

Dótturfélögum okkar

Innheimtufyrirtækjum

Þjónustufyrirtækjum sem koma fram fyrir okkar hönd.

Sérfræðingum okkar s.s. lögfræðingum, endurskoðendum og ytri ráðgjöfum.

Við deilum upplýsingum einungis með þriðju aðilum skv. vinnslusamningi þar sem kveðið er á um meðferð og öryggi persónuupplýsinga, nema lagaskylda kveði á um annað. Komi upp aðstæður þar sem grunur er um sviksamlega eða ólögmæta háttsemi munum við deila með viðeigandi aðilum persónuupplýsingum sem þýðingu kunna að hafa í þeim tilgangi að vernda hagsmuni okkar, hagsmuni þína og/eða hagsmuni viðskiptavina okkar.

Komi til þess að við sameinumst öðru félagi og/eða erum yfirtekin af öðrum eigendum þá kunna upplýsingarnar að flytjast yfir til nýs félags.

Persónuupplýsingar eru geymdar í viðurkenndum aðgangstýrðum tölvukerfum þar sem passað er upp á að einungis þeir sem þurfa að hafa aðgang að gögnum hafi. N1 tryggir að allar almennar varnir tölvukerfa séu til staðar, þær uppfærðar og vaktaðar reglulega.

Allur tölvubúnaður sem kemur að geymslu persónuupplýsinga er frá viðurkenndum birgjum, hann er vaktaður og uppfærður reglulega.

Keypt er þjónusta frá viðurkenndu öryggisfyrirtæki sem sér um reglulega ytri veikleikaskönnun á öllum ytri þjónustum í rekstri hjá N1. 

Við munum varðveita viðskiptasögu þína í allt að 4 ár í samræmi við punktafyrningu nema lög krefjist eða leyfi lengri varðveislutíma. Ef ekki er lengur þörf á upplýsingunum eða lög kveða á um eyðingu þeirra, verða upplýsingarnar gerðar ópersónugreinanlegar og/eða þeim eytt.

Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Vissar upplýsingar kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef líkur standa til þess að N1 komi til með að þurfa að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Í þeim tilfellum verður varðveislutími miðaður við reglur um fyrningarfrest krafna.

Þú hefur rétt á því að fá upplýsingar frá okkur um það hvernig persónuupplýsingar þínar eru nýttar af okkur og hvaða upplýsingar við höfum um þig. Þú hefur einnig rétt á því að uppfæra upplýsingar um þig þannig að þær séu réttar, óska eftir leiðréttingum eða að upplýsingum um þig sé eytt, enda sé ekki lengur ástæða til þess að við geymum þær. Ef um persónusnið á grundvelli sjálfvirkrar ákvarðanatöku er að ræða skal ávallt byggt á samþykki þínu sem þú getur afturkallað hvenær sem er. Þú átt einnig rétt á að koma að athugasemdum við persónusnið og/eða sjálfvirka ákvarðanatöku ef þú telur það hafa áhrif á hagsmuni þína.

Að sama skapi getur þú óskað eftir því að fá upplýsingar um þig afhentar en til þess þarftu að óska eftir eyðublaði til útfyllingar á personuverndarfulltrui@n1.is 

Vakni upp spurningar eða athugasemdir í tengslum við persónuverndar yfirlýsingu þessa eða vinnslu okkar, eða ef þú vilt kvarta yfir mögulegu broti á persónuverndarlögum skaltu hafa samband við okkur með því að senda okkur tölvupóst á netfangið personuverndarfulltrui@n1.is  Við munum leggja allt kapp við að bregðast við svo fljótt sem auðið er.

Þú hefur einnig alltaf rétt á því að beina kvörtun þinni til Persónuverndar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nú lög nr. 90/2018. Vefsíðu Persónuverndar er að finna á www.personuvernd.is. Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er, þó aldrei lengur en í 90 daga nema lög heimili hverju sinni.

Persónuverndarstefna þessi kann að breytast með tímanum, t.d. vegna breytinga á lögum og reglum eða opinberum kröfum gagnvart okkur og meðhöndlun persónuupplýsinga. Við hvetjum þig því til þess að fylgjast reglulega með uppfærslum, en þær birtum við á vefsíðu okkar.